Een nieuw ERP-systeem moet je organisatie vooruit helpen. Maar te vaak verzandt de implementatie: key users hebben geen tijd, processen worden één-op-één gekopieerd zonder optimalisatie, of het project overschrijdt het budget. Hoe voorkom je dat? Het antwoord zit vaak in de juiste tandem: een technische implementator én een project manager vanuit de business.
Wat doet een technische implementator?
De technische implementator is verantwoordelijk voor de configuratie en technische oplevering van de gekozen ERP-tool. Zijn of haar taken omvatten onder andere (niet-limitatief):
- Het uitvoeren van een fit-gap analyse (indien gevraagd): hoe werkt de organisatie vandaag en hoe past dit binnen de standaardfunctionaliteiten van de gekozen oplossing?
- Het geven van toelichting aan key users over de mogelijkheden van de tool.
- Het beantwoorden van vragen na de testsessies en het voorzien van eventueel maatwerk op verzoek van key users.
- Het begeleiden van de UAT (User Acceptance Test), waarbij wordt nagegaan of de eindgebruikers klaar zijn voor de go-live.
- De technische go-live, inclusief datamigratie en het opzetten van de productieomgeving.
Hoewel deze taken essentieel zijn, zijn ze zelden voldoende om een ERP-traject vlot en volledig succesvol af te ronden zonder een duidelijke trekkende kracht langs businesszijde.
Waar zit de meerwaarde van een project manager aan businesszijde?
Een project manager aan businesszijde brengt een reeks belangrijke voordelen met zich mee die verder gaan dan louter projectopvolging. Enkele kernpunten:
1. Onafhankelijkheid
Toolkeuze: De project manager kan een neutraal advies geven bij de selectie van de meest geschikte ERP-oplossing. In tegenstelling tot sommige implementatiepartners is hij/zij niet gebonden aan een beperkt aantal tools.
Bewaking van meerprijzen: Hoewel de technische implementator in staat is om onderscheid te maken tussen ‘must-have’ en ‘nice-to-have’ functionaliteiten, is het van belang te onderkennen dat er mogelijk sprake is van een belangenconflict – aangezien maatwerk hem financieel ten goede kan komen. Daarom ligt de objectieve beoordeling van gevraagde maatwerkoplossingen voornamelijk bij de business project manager. Die weegt zorgvuldig af of iets écht ‘business critical’ is of slechts ‘nice-to-have’. Dit voorkomt onnodige kosten en draagt bij aan een gezondere budgetbewaking.
Budgetopvolging: Door de tijdsbesteding van de technische implementator nauwgezet te monitoren, bewaakt de project manager het budget onafhankelijk. Dankzij ervaring kan hij/zij ook kritisch kijken naar de initiële begroting. Elementen zoals rollen en rechten, templatebouw en datamigratie worden vaak in regie voorzien vanwege hun variabele complexiteit. Een project manager helpt om ook hierin een realistisch en accuraat beeld te scheppen.
2. Procesoptimalisatie
De invoering van een nieuw ERP-pakket is hét moment om stil te staan bij de efficiëntie van bestaande processen. Procesoptimalisatie behoort daarom primair tot het domein van de business project manager. Deze rol is niet alleen breder dan die van de technische implementator, maar richt zich expliciet op het verbinden van technologie met de businessbehoeften.
De technische implementator richt zich in se op het realiseren van technische oplossingen, maar procesverbetering is zelden diens core business. De business project manager daarentegen heeft doorgaans een bredere achtergrond in finance, operations en/of supply chain en brengt kennis van best practices uit andere organisaties mee.
Bovendien is de business project manager vaker aanwezig bij testsessies met eindgebruikers en krijgt zo rechtstreeks inzicht in de werking van de processen, de knelpunten en de verbetermogelijkheden. Die nabijheid en kennis maken hem of haar beter geplaatst om onderbouwde keuzes te maken in het kader van procesoptimalisatie.
3. Overzicht en coördinatie
De business project manager fungeert als liaison tussen de technische implementator en de business. Waar de technische implementator zich richt op de oplossing en configuratie, bewaakt de business project manager het totaalplaatje: de planning, afhankelijkheden en communicatie.
Zijn of haar meerwaarde zit in het behouden van het overzicht en het stroomlijnen van samenwerking tussen alle betrokken partijen. Dit vertaalt zich concreet in:
- Het opzetten en opvolgen van meetings.
- Het documenteren van processen, inclusief het uitschrijven van gebruikershandleidingen op maat (iets wat technische implementators zelden voorzien).
- Interne communicatie en stakeholder management, zodat alle betrokkenen op de hoogte blijven en beslissingen gedragen zijn.
4. Change management & begeleiding op de werkvloer
Change management is een vaak onderschat maar cruciaal onderdeel van elke ERP-implementatie. Medewerkers ervaren zo’n verandering zelden als louter technisch – het raakt hun dagelijkse werking, gewoontes en comfort.
De business project manager staat dicht bij de gebruikers, test actief met hen mee, luistert naar hun bezorgdheden en frustraties, en zorgt voor een vlotte terugkoppeling naar de technische implementator. Omdat de project manager vanuit de business opereert en geen puur technische rol heeft, voelen medewerkers zich sneller op hun gemak om vragen te stellen of problemen aan te kaarten.
Deze laagdrempeligheid en nabijheid zorgen ervoor dat weerstand sneller gesignaleerd en aangepakt wordt. Bovendien biedt de project manager ook mentale ondersteuning, wat de betrokkenheid verhoogt en het veranderproces versoepelt. Het resultaat: minder blokkades, snellere adoptie en een vlottere implementatie.
Ervaring uit de praktijk
In verschillende projecten werd ik als business project manager pas ingeschakeld nadat het project vastliep. De technische implementator gaf correcte toelichting, maar door tijdsgebrek bij de klant werd er onvoldoende getest of opgevolgd. Door mijn tussenkomst als trekker langs businesszijde, kon de doorlooptijd worden beperkt tot vijf maanden – met gemiddeld twee dagen project management per week. Voor sommige organisaties zou drie dagen per week een nog beter evenwicht kunnen bieden, afhankelijk van de complexiteit en maturiteit.
Conclusie
De rol van een project manager aan businesszijde is van onschatbare waarde bij ERP-implementaties. Deze rol verdient zichzelf terug – in tijdswinst, procesoptimalisatie en draagvlak binnen de organisatie. Door onafhankelijkheid, structuur, snelheid en betrokkenheid te combineren met de technische expertise van de implementatiepartner, ontstaat een solide fundament voor een succesvolle implementatie.