Er komt altijd een punt waarop enthousiasme omslaat in lichte paniek. Waarin de key users zuchten, de testers twijfelen, en het magazijn heimwee krijgt naar pen en papier. Herkenbaar?
Bij Bofar, distributeur van medisch materiaal, was het niet anders. Met een duidelijke ambitie — de nummer één zorgdienstverlener worden — en een fusie met apotheekgroep Farmazorg in het vooruitzicht, was de tijd rijp om ook intern te vernieuwen. Een nieuw ERP-systeem moet de motor worden van meer efficiëntie, inzicht en schaalbaarheid. De keuze viel op Odoo, de implementatiepartner werd Somko, en ikzelf (Lien Van Ongevalle) schoof in januari 2025 aan boord als projectmanager a.i.
Wat volgde, was een traject dat tegelijk herkenbaar en uniek was: herkenbaar in de valkuilen, uniek in de mensen en dynamiek die het project kleur gaven.
De start: enthousiasme met een kanttekening
Toen ik in januari 2025 instapte als projectmanager a.i., was de richting bepaald, maar het project had even stilgelegen. De fusie hing in de lucht, medewerkers waren nog niet betrokken en enkele analyses waren vooral op directieniveau gevoerd.
We besloten terug te keren naar de basis:
- Wat was reeds besproken, wat niet?
- Wat was veranderd sinds de eerste analyse?
- En vooral: wie kende de uitzonderingen uit de dagelijkse praktijk?
Die oefening bracht veel boven water. Het enthousiasme over wat Odoo kon betekenen, was groot. Maar de realiteit evenzeer: de AS IS en TO BE processen bleken verre van volledig.
Herkenbaar? Dat moment waarop je beseft dat key users geen procesarchitecten zijn. Ze kennen hun werk, maar niet elk randscenario. En precies daar begint het echte werk.
Mensen eerst, processen daarna
In elk ERP-traject draait het uiteindelijk niet om software, maar om mensen.
Mijn eerste focus was dus niet de configuratie, maar het team. Wie moesten we meenemen? Wie kende de processen écht? En hoe creëren we betrokkenheid in 'deze' organisatie?
We vormden een compact projectteam met duidelijke domeinverantwoordelijken: operations, finance, inkoop/verkoop en master data.
Samen legden we de prioriteiten vast, scherp afgebakend maar met ruimte voor realiteit.
De opleidingen pakte ik 1-op-1 aan. Geen theoretische sessies, maar persoonlijke begeleiding op de werkvloer, met flowcharts in het Bophas-jargon, aandacht voor veelvoorkomende foutmeldingen en concrete stappenplannen per taak.
Die aanpak bleek te werken. Medewerkers begrepen beter wat er van hen verwacht werd, en ik kreeg tegelijk zicht op waar het écht wrong.
De realiteit van testing: de ware vuurproef
Elke projectmanager weet het, maar ik blijf het herhalen: testing bepaalt het succes van de go-live. Wie de tijd neemt om te testen, heeft het nadien het makkelijkst. Wie het uitstelt, krijgt de steilste leercurve — én vaak de luidste frustraties te verduren.
Bij Bophas zagen we dat verschil heel concreet.
Tijdens de testfase kwamen steeds nieuwe uitzonderingen naar boven: scenario’s die nooit eerder besproken waren, varianten in werkmethodes die niemand had opgemerkt. Niet omdat mensen niet wilden meewerken, maar omdat ze het simpelweg niet gewend waren hun processen volledig te documenteren.
Het was zoeken, bijsturen, opnieuw testen. En ja, soms zuchten, vloeken en herbeginnen. Maar het bracht ook groei. Medewerkers zagen met eigen ogen hoe het systeem hen uiteindelijk zou ontzorgen.
Van papier naar digitaal: de impact na go-live
Vandaag is de verandering voelbaar. Odoo biedt een accuraat zicht op de voorraad – een cruciale stap vooruit in een distributieomgeving waar timing alles is.
De digitalisering is merkelijk: met uitzondering van een papieren leverbon verloopt de volledige documentatie digitaal. Minder papier, minder fouten, en meer efficiëntie.
Toch ging dat niet zonder weerstand. Vooral in het magazijn, waar vroeger veel ‘uit het hoofd’ gebeurde, vroeg de omschakeling tijd. De sequentiële stappen in Odoo voelden aanvankelijk trager aan dan pen en papier.
Dat is normaal. Verandering vraagt gewenning. Maar vandaag groeit het vertrouwen in het systeem, en zien we hoe de voordelen zich beginnen uitbetalen.
Wat ik persoonlijk meeneem uit dit traject
Elke implementatie leert me iets nieuws, maar drie lessen blijven overeind:
- Testing is geen fase, het is een mindset.
Hoe beter je test, hoe rustiger je slaapt na de go-live. - Key users zijn sleutelfiguren, maar geen procesontwerpers.
Hun betrokkenheid is essentieel, maar ze hebben begeleiding nodig om de volledige flow te overzien. - Verandering vraagt nabijheid.
Technologie kan veel, maar zonder menselijke aandacht blijft het een koude omslag.
Tot slot: waarom dit werk voldoening geeft
Voor mij ligt de voldoening niet enkel in de succesvolle go-live, maar in de momenten daartussen: wanneer medewerkers zeggen “nu snap ik het eindelijk” of “jij legt dat wel echt duidelijk uit.”
Dat zijn de momenten waarop je weet dat digitalisering niet alleen een technische, maar ook een menselijke overwinning is.
Na eerdere implementaties in andere sectoren – van bouw, zorg tot distributie – blijft het me opvallen: de omvang verschilt, maar de emotie is telkens dezelfde.
Verandering roept weerstand op, tot iemand de tijd neemt om te luisteren, te begeleiden en vertrouwen te geven. En precies dat maakt elk ERP-traject, hoe uitdagend ook, een boeiend leerproces – voor het bedrijf én voor iedereen die eraan meewerkt.